Как хранить документы по эквайрингу

Зачем оставлять чеки

Для чего вам могут понадобиться чеки по терминалу:

• ведение бухгалтерской отчетности;
• разрешение споров с покупателем;
• доказательство платежа для банка в случае неполного поступления средств на расчетный счет;
• для возврата денег покупателю;
• восстановление данных при утере отчета за смену (Z-отчета);
• запрос от банка по предоставлению чеков.

Банки могут попросить вас предоставить информацию по операциям с картами, а именно чеки по эквайрингу или их копии за определенный период или по конкретным операциям. Это нужно для разрешения спорных ситуаций или для исключения мошеннических действий. Срок предоставления документов банку составляет 3 рабочих дня. Поэтому лучше все чеки упорядочить и сохранить таким образом, чтобы данные на них не потерялись.

Сравнение цен

Очевидно, что цены в разных магазинах будут разные. Что-то дешевле в одном, а что-то — в другом. При помощи чеков можно практически со 100% точностью узнать, в каком из супермаркетов ваша корзина будет наиболее выгодной. Кроме того, так можно отслеживать обычную цену на товары, чтобы проверять, действительно ли выгодна скидка или это не более, чем маркетинговый ход.

Если вы закупаетесь раз в неделю и примерно одними и теми же продуктами, то можно попробовать еще один интересный вариант. Попробуйте в течение месяца совершать покупки в разных магазинах и сохраняйте чеки. В конце сравните, в каком из супермаркетов или гипермаркетов стоимость продуктов и подсобных вещей ниже. Не забудьте прибавить сюда также стоимость проезда или бензина. Вполне может оказаться, что закупаться в ближайшем «Перекрестке» гораздо выгоднее, чем ездить за 10 километров в «Ашан».

Обзор выгодных направлений бизнеса

Как хранить слипы по эквайрингу

Не существует строгих правил, как хранить слипы по эквайрингу. Вы сами определяете для себя, как вам будет удобно это делать. Учитывайте то, что в терминале для печати чеков используется специальная термолента. Со временем на свету чеки выгорают и становятся белыми, а при нагревании — темнеют. Поэтому чтобы вы не потеряли данные, снимайте с чеков ксерокопию, которую лучше сразу заверять и ставить печать вашей организации.

К копии обязательно прикрепляйте оригинал чека и храните его, даже если он уже не читается.

Для удобства поиска и составления отчетности следует упорядочить чеки за день или за смену. Их можно хранить в коробке, банке или другом удобном вам месте, главное, вдали от света и прямых источников тепла. Заведите папку, в которую будете подшивать чеки по эквайрингу, используйте разделители с указанием дат, чтобы можно было быстро найти необходимую операцию.

Рекомендуем прочитать: Как подключить торговый, мобильный и интернет-эквайринг + подключение к кассе.

Как производится хранение чеков ККМ?

Может ли предприятие хранить у себя чеки при расчете наличными деньгами?

Правила хранения чеков ККМ, как и прочих первичных документов и регистров бухгалтерского учета, установлены п. 1 ст. 29 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Однако хранить у себя сами кассовые чеки при расчете наличными деньгами предприятие не сможет. Ведь согласно п. 1 ст. 2 закона «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ они должны выдаваться покупателю в момент расчета за товар или услугу.

Поэтому вопрос о том, как хранить чеки ККМ получателю денег, здесь даже не возникает.

На предприятии может храниться отчет о закрытии смены, снятый в конце дня. Он сдается в бухгалтерию предприятия или старшему кассиру (если на предприятии несколько касс). А еще у продавца сохраняется информация о пробитых чеках в фискальном накопителе ККТ. Его нужно хранить в течение 5 лет с даты окончания использования.

А вот «входящие» чеки (приложенные, например, к авансовым отчетам сотрудников) бухгалтерия хранить обязана, поскольку они подтверждают расходы фирмы для целей бухгалтерского и налогового учета.

Должно ли предприятие сохранять чеки при эквайринге?

Эквайринг — это расчет с применением пластиковой платежной карты. В этом случае предприятие выдает покупателю слип-чек. После этого кассир печатает и оставляет себе еще один слип-чек. Эти чеки являются подтверждением транзакции или отказа в ней. Если для проведения транзакции не требуется введение пароля, то слип-чек должен быть подписан покупателем и кассиром. Эти слип-чеки и нужно хранить в течение всего установленного договором эквайринга срока.

В конце рабочего дня предприятие связывается с банком-эквайером и передает ему электронный отчет, сформированный POS-терминалом и отражающий каждую прошедшую операцию.

Кроме этого, согласно п. 2 ст. 5 закона № 54-ФЗ, при осуществлении расчетов с использованием электронных средств платежа продавец должен вводить информацию о сумме расчета в контрольно-кассовую технику.

О применении онлайн-касс при эквайринге узнайте здесь.

Как следует хранить слип-чеки и кассовые документы в бухгалтерии?

Порядок хранения чеков в законодательстве не прописан, поэтому предприятие может утвердить его самостоятельно, руководствуясь соображениями:

• сохранности документов;
• недопущения несанкционированного доступа посторонних лиц;
• невозможности внесения исправлений;
• полной читаемости всей информации, указанной в чеке, по истечении 6 месяцев со дня операции (п. 8 ст. 4.7 закона № 54-ФЗ).

Рекомендуем вам делать заверенные руководителем ксерокопии чеков, поскольку со временем они выцветают и информацию на них прочесть крайне тяжело.

Согласно п. 362 раздела 4.1 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 кассовые документы должны храниться в бухгалтерии не менее 5 лет.

Срок хранения документов, составленных в рамках договора эквайринга (в частности, слип-чеков), определяется в самом договоре. Он, как правило, равен 5 годам.

Полный перечень видов бухгалтерских документов и сроков их хранения вы найдете здесь.

Согласно ст. 15.11 КоАП РФ несоблюдение правил хранения первичных документов признается грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и может стать причиной наложения на ответственное лицо штрафа в размере от 5000 до 10 000 руб.

А каков порядок ликвидации документов, срок хранения которых уже истек, вы узнаете из статьи «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

Итоги

Обязанность хранить первичку, в том числе чеки ККМ, возложена на хозсубъекта законодательством. Бухгалтерия должна обеспечить сохранность и читаемость чеков.

Передача чеков в банк

Каждый день банк получает информацию по всем операциям, совершенным через терминал. По отчетам, которые поступают в банк после закрытия дня, происходит сверка итогов. Однако бывают случаи, когда у банка возникают вопросы по конкретным операциям, тогда он запрашивает бумажные чеки по эквайрингу — слипы. Банк выполняет требования законодательства, поэтому обязан проверять подозрительные операции и противодействовать мошенническим операциям.

Далее в таблице пошагово рассмотрим действия в случае, если на ваш адрес из банка-эквайера поступил запрос о предоставлении документов:

Кешбек

Сейчас некоторые приложения возвращают деньги за покупку определенных товаров. Например, один из самых известных агрегаторов скидок «Едадил» не так давно ввел свою кешбек-программу.

При сканировании qr-кодов с чеков вам возвращают определенную сумму.

Конечно, возврат происходит только при покупки товаров фирм-спонсоров. Однако список достаточно большой и вполне может оказаться, что в нем есть продукты из вашего чека. Удобнее всего просто сканировать каждый чек после покупки. Это не занимает много времени, зато позволяет вернуть хоть немного денег с повседневных покупок.

12

Лайфхак для любителей рационального распределения бюджета: используйте акции и кешбек-программы. Например, вы любите йогурт определенной марки и пьете его каждый день по несколько пачек. Сейчас в магазине по акции он стоит 20 рублей за упаковку при средней розничной цене в 30. Кешбек-сервис предлагает возврат 10 рублей за покупку 4 йогуртов или 25 рублей при покупке 8 йогуртов. Срок годности товара позволяет, поэтому вы берете 8 йогуртов по 20 рублей и платите 160 рублей. Кешбек-сервис возвращает на счет еще 25 рублей. Получается, что один йогурт обходится вам в 16,8 руб. Крайне выгодно.

В случае с йогуртами и другими недорогими товарами выгодна не сильно заметна и покупка товаров по полной стоимости не бьет по кошельку. Кешбек и акции выгоднее всего использовать при покупке дорогих повседневных товаров, например, бытовой химии. Порой выгода может быть весьма ощутима.

Названы причины резкого падения доходов россиян

Где нельзя их хранить

Учёные советуют не хранить чеки в кошельках, сумках, карманах и иных местах, где вы можете часто с ними контактировать. Не стоит класть их и в пакет с продуктами, особенно рядом с мясом и рыбой. Токсины могут попасть в еду, а оттуда — в ваш организм. Если у вас есть важные квитанции, которые нельзя выкидывать, храните их в одном месте, лучше всего дома закрытой папке.

К сожалению, многие кассиры кладут чеки в пакеты с покупками, хорошо, если при этом продукты имеют собственную оболочку или упаковку

Когда первичка выцвела

Только без паники!

– Я в шоке! – сходу заявила мне по телефону моя подруга Ирина Солнечная, главный бухгалтер одной из столичных фирм. Ирина не паникерша, поэтому я попыталась спокойно выяснить, в чем же, собственно говоря, дело.

– У нас скоро налоговая проверка, мы в графике, – начала свой рассказ Ирина. – По такому случаю я еще раз решила просмотреть наличие первичных документов и правильность оформления авансовых отчетов. И, о ужас! Во многих авансовых отчетах обнаружила не просто плохо читаемые кассовые чеки, а обыкновенные белые листочки.

Первой мыслью было сделать новые чеки по образу и подобию исчезнувших. Я даже и про программы специальные прочитала, и умельцев этого дела нашла.

– За подделку документов наказывают…

– Да знаю я, не маленькая, – отмахнулась Ирина. – Лишением свободы на срок до двух лет. А использование заведомо подложного документа – арестом на срок от трех до шести месяцев. Уголовный кодекс, статья 327. Но чеки-то ведь настоящие есть, хоть и поблекшие изрядно!

– Составь акт сверки с поставщиком на суммы, не видимые в чеке.

– С оптовиками, пожалуй, так и сделаю. Тем более что они обычно еще и квитанцию к приходнику выдают.

А вот как поступить с розницей, ума не приложу. Ладно еще, если товарные чеки написаны от руки или напечатаны на принтере. Здесь хоть какой-то оправдательный документ имеется. А что делать, если товарный чек отпечатан на термобумаге, чем грешат многие супермаркеты? Или товарника нет вообще, как, например, при покупке бензина?

– Ну, на будущее могу сказать, что с чеков можно ксерокопии снимать, а потом у нотариуса заверять: от трех до пяти рублей за чек. Оптом, может, и дешевле. Или непосредственно у поставщика. Посчитать только надо, что будет менее накладно – нотариальные услуги или транспортные расходы.

– Ксерокопия – дело хорошее. У нас сейчас секретарь в поте лица копии всех чеков снимает. Только мы решили отделаться малой кровью. Копии заверяем своей печатью и подписями.

– Учти, что надо еще приказ издать, где указать причину, по которой переделываете первичку. Ну а потом и копии заверяйте.

Вместо чека –
чистая бумага
– Проблема в том, что не все чеки можно отксерокопировать, – продолжила моя подруга. – Некоторые выцвели настолько, что разобрать первоначальный текст так просто не удастся. Сумму еще можно по авансовому отчету угадать. А поставщика и его реквизиты – увы!

– Да не расстраивайся ты так. Может, еще удастся с налоговиками договориться. Они ведь тоже люди! К тому же, если повезет, удовлетворятся этим и глубже копать не станут.

– Все бы хорошо, – вздохнула Ирина, – только сумма уж очень приличная для нашей фирмы получается. И ведь обидно-то как! Ладно бы за ошибки свои или халатность. А тут…

– Может, вы условия хранения чеков не соблюдали?

– Да вроде в спирте не вымачивали, под ультрафиолет не клали, все чеки подшиты в папочки вместе с авансовыми отчетами. Да и кто ж теперь разберет, кто прав, кто виноват?

– Знаешь, технологии, позволяющие восстановить практически любое изображение, существуют довольно давно (см. справку «Отец судебной фотографии»). И думаю, что наука не стоит на месте. Так что можете просто восстановить угасший текст.

– Директор вряд ли разорится на экспертизу, сколько бы она не стоила. Скорее всего он захочет дождаться окончательного решения налоговиков. А потом уж и будет решать, стоит ли овчинка выделки.

Экспертиза за счет налоговиков

«Вот интересно, если налоговики оштрафуют нас за отсутствие первичных документов, да еще и налоги пересчитают, а фирма их решение оспорит в суде, то за чей счет будет проводиться экспертиза?» – поинтересовалась Ирина.

С этим вопросом мы обратились к эксперту бератора «К вам пришла проверка» Антону Лужнову. «Сумму, необходимую для проведения экспертизы, вносит на депозитный счет та сторона судебного дела, которая будет настаивать на этом. Если инициатива будет исходить от обеих сторон, то расходы поделят поровну.

Экспертизу, назначенную по инициативе арбитражного суда, проводят за счет денег федерального бюджета. Поэтому практика показывает, что суды не спешат это делать по собственной инициативе. Обычно в такой ситуации судьи указывают, что экспертиза назначается по инициативе какой-либо стороны или по ходатайству обеих сторон, и соответственно этому распределяют расходы по оплате услуг экспертов.

Однако, подчеркиваю, в конечном итоге расходы на проведение экспертизы будет возмещать тот, не в пользу кого окажутся ее результаты. В случае если иск удовлетворен частично, судебные расходы делятся между участниками дела пропорционально размеру удовлетворенных исковых требований.

А так как экспертиза явно подтвердит подлинность кассового чека, суд должен будет обязать налоговиков возместить вам расходы на нее», – заверил Антон Лужнов.

Секреты долголетия кассового чека

Чтобы изображение с кассового чека, отпечатанного на термобумаге (она тоньше и белее обычной, слегка просвечивается), не исчезло ближайшие пять лет, эксперты советуют хранить этот важный документ в особых условиях.

Прежде всего, это температура 18–24 оС и относительная влажность воздуха не более 68 процентов. Даже тепла от батареи отопления будет достаточно для того, чтобы потерять информацию. Ни в коем случае не позволяйте прямым солнечным лучам попадать на чек. Нельзя хранить чеки в куче, изображением друг к другу.

Необходимо также избегать попадания на бумагу различных химикатов, спиртов, других растворителей. Чеки «боятся» клея на жидкой основе. При оформлении авансовых отчетов пользуйтесь клеем-карандашом, а лучше степлером. И никогда не держите чеки под прессом.

Отец судебной фотографии

Родоначальник метода восстановления угасших текстов – русский ученый Евгений Буринский. Этот способ он впервые применил для восстановления надписей XIII века на кусках кожи, найденных при раскопках в Московском Кремле.

Применив для работы фотопластинки, Буринский изготовил несколько одинаковых черно-белых негативов с каждого документа. Затем, сняв эмульсионные слои с негативов и сложив их вместе один на другой, он получил более контрастное негативное изображение. Далее с каждого негатива получил своего рода слайды и наложил их друг на друга. Последовательно увеличивая контраст негативов, Буринский получил фотоснимки, на которых невидимые и полустертые буквы стали доступны для чтения. Российская академия наук в 1898 году присудила Буринскому Ломоносовскую премию «За метод исследования, равный значению микроскопа».

Светлана БЛИНОВА

Банковский чек

При этом кассовый чек или бланк строгой отчетности на бумажном носителе пользователем не печатается.

Большие сложности вызывает понятие «момент расчёта», характеризующее момент, в который покупателю должен быть направлен кассовый чек. Так, в соответствии с ч. 2 ст. 1.2. предприниматель обязан выдать кассовый чек в момент осуществления расчета, однако момент осуществления расчета прямо не закреплён 54-ФЗ. Поэтому для каждого продавца он будет определяться по-разному, в зависимости от особенностей осуществляемых сделок: — для отдельных интернет-магазинов момент расчета – это момент списания денежных средств со счета покупателя; — для других интернет-магазинов – это момент зачисления денежных средств покупателя на счет продавца.

Чтобы внести ясность в данный вопрос необходимо прямо закрепить в своей публичной оферте, на условиях которой заключается договор с покупателем, в какой именно момент договор признается продавцом заключенным. Из толкования ст. 493 ГК РФ. можно сделать вывод, что именно в этот момент продавец (владелец интернет-магазина) обязан направить кассовый чек в электронной форме. Владельцу интернет-магазина это правило даёт возможность выдавать кассовый чек не в момент оплаты покупателем товара на сайте, а, например, на следующей рабочий день. Однако информацию об этом необходимо указать в публичной оферте очевидным для покупателем способом: подчеркнуть, выделить шрифтом и т.д. В сети Интернет распространяется много информации о том, что кассовый чек должен быть направлен покупателю в течение 5 минут с момента оплаты покупателем товара. Данный вывод основан на неправильном толковании Письма ФНС России от 10.07.2013 № АС-4-2/[email protected] «О применении контрольно-кассовой техники», написанного до предусматривающих использование онлайн-касс поправок в 54-ФЗ, которые были внесены 290-ФЗ. Таким образом, данное письмо основано на уже отмененной норме закона.

Однако мы все же проведем анализ выводов, представленных в данном письме. В основу письма положена позиция Верховного суда Российской Федерации, изложенная в постановлении от 11.05.2012 № 45-АД12-4, в котором затрагивался вопрос расхождения времени на кассовой технике с реальным временем. Верховный суд РФ в указанном постановлении посчитал нарушением именно сам факт расхождения времени между реальным временем и временем, указанным в кассовой технике более чем на 5 минут.

Подводя итог, отметим, что требование о выдаче чека в течение 5 минут с момента оплаты не относится к действующему правовому регулированию – современный закон не содержит такого требования. Кроме этого момент выдачи кассового чека может определяться предпринимателем самостоятельно и содержаться в публичной оферте.

Также стоит помнить, что в настоящее время в ГД на рассмотрении находится законопроект об изменениях в 54-ФЗ. Одно из изменений направлено как раз на пресечение возможных злоупотреблений установления интернет-магазинами момента расчета офертой. Так, зачастую магазины устанавливали момент расчета чуть ли не через неделю с момента фактического получения денежных средств от покупателя. Законодатель предлагает установить временные рамки, в пределах которых интернет-магазин может самостоятельно установить момент расчета и в качестве самого позднего возможного момента указать следующий рабочий день за днем получения на расчетный счет интернет-магазина денежных средств от покупателя.

Другие статьи на тему

04.09.18

КОМТЕТ Касса опубликовала бесплатный плагин под одну из самых популярных платформ для интернет-магазинов UMI.CMS. Наконец-то стало доступно подключение к облачному сервису КОМТЕТ Касса с целью соответствия 54-ФЗ…

Читать далее

27.08.18

Для того чтобы ответить на вопрос, можно ли организаторам совместных покупок (СП) работать без онлайн-кассы, нужно определиться с правовым полем вопроса и участниками процесса. Совместная покупка – это принцип…

Читать далее